En cumplimiento del numeral 2.3 de la Circular Externa No. 003 del 1 de agosto de 2018 expedida por la Superintendencia de Industria y Comercio, las sociedades que tengan activos totales superiores a 100.000 UVT, de conformidad con lo establecido en el Decreto 090 del 18 de enero de 2018 debieron registrar sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD).
Una de las obligaciones que se adquiere con esta normatividad es que la información registrada en dichas bases debe ser actualizada de la siguiente manera:
i. Dentro de los primeros diez (10) días hábiles de cada mes, a partir de la inscripción de la base de datos, cuando se realicen cambios sustanciales en la información registrada.
*Entiéndase por cambios sustanciales los que se realicen con la finalidad de la base de datos, el Encargado del Tratamiento, los canales de atención al Titular, la clasificación o tipos de datos personales almacenados en cada base de datos, las medidas de seguridad de la información implementadas, la Política de Tratamiento de la información y la transferencia y transmisión internacional de datos personales.
ii. Anualmente, entre el 2 de enero y el 31 de marzo.
iii. Adicionalmente, dentro de los quince (15) primeros días hábiles de los meses de febrero y agosto de cada año, a partir de su inscripción, los Responsables del Tratamiento que se encuentren obligados, deben actualizar la información de los reclamos presentados por los Titulares, según sea el caso, dentro de un semestre calendario (enero – junio y julio – diciembre).
En virtud de la anterior información, el plazo para actualizar el RNBD vence el 31 de marzo (2024) y la obligación de actualizar es para las sociedades cuyos activos totales del año inmediatamente anterior sean superiores a COP $4.241.200.000.
NOTA: Los Responsables del Tratamiento que no están obligados a efectuar el registro de sus bases de datos y que realizaron dicho trámite, no están obligados a efectuar las actualizaciones antes mencionadas, por lo que la información por ellos registradas no estará disponible para consulta pública.
Ahora bien, si dentro de la Compañía se encuentra implementado un Proyecto Integral de Protección de datos Personales podemos prestar los servicios de auditoría legal al mismo, la cual se encuentra compuesta entre otras cosas, por entrevistas, muestreos y un concepto legal del resultado de dicha auditoría.
Le agradecemos comunicarse con nosotros en caso de requerir cotización para la asesoría y digitación de la actualización del RNBD y de ser el caso, para la auditoría legal en mención.
